事業所ブログ

野良マクロと業務効率化の話

アクセスジョブ 清澄白河

こんにちは

アクセスジョブ清澄白河です。

 

皆さん、職場で「誰が作ったかわからないプログラム」ってありませんか?

メーカー製のものでもなく、会社のオフィシャルな担当が管理しているわけでもなく、

もう誰が使ったかわからないけど、

「ずっと使ってから使ってる」「買うとお金がかかるから使ってる」

と言うようなプログラムです。

90年代以降に「ちょっと詳しい人」が、自分でプログラムを作り

業務改善に活用するようになりました。

当時は、専門の担当部門が無かったり、そればかりか「ありがたや」とばかりに

全社で使い始める・・・などと言った、今では考えられないことが普通に起きていました。

 

その後、社員のPCスキルの向上やExcelマクロでの業務効率化が始まり、

システムの導入が進められてきました。

しかし、使い慣れた「オリジナルプログラム」は細々とでも確実に生き残っています。

そうしているうちに、開発をした担当者の異動や退職、OSの変更やバージョンアップ、

または業務手順の変更によって

そのプログラムに変更を加えようとしても

複雑な関数式が組み込まれていたり、凝ったマクロがあったりすると

けっこう詳しい人でもお手上げだったりします。

このExcelスキルの高い現場ユーザー(個人)が開発したマクロプログラム(VBAともいう)付きのExcelファイルが

「野良マクロ」と呼ばれるものです。

 

「野良マクロ」については様々なリスクが言われています。

  • 職掌分散(1 人の個人が、悪意のある操作を行うのに必要なすべての権限を持たない)の原理を侵害する
  • ソフトウェアの品質、信頼性、相互運用性を考慮しない
  • アプリケーション設計、変更管理、アプリケーションのサポートなど、開発に関する適切な研修を受けていない
  • セキュリティを考慮しない

など、見ていただくとわかりますが、いわゆる組織で仕事をすることに齟齬が生じるということです。

このようなプログラムを作り、問題を起こす場合

たいてい、自分で「勝手に」効率化を考え、「勝手に」マクロを組んで、「勝手に」使用する人たちです。

会社は一人で成り立っているわけではありません。

何かあったときのサポートや、日常業務の連携、会社の事情などすべてを考慮し進めて行かなくてはなりません。

特にシステムや業務手順に関して変更を加えたい場合は、せめてテストを行ってからにしたいものです。

仕事が早いというのは同じ環境でどれだけ間違いがなく効率よく作業ができるかということです。

そして会社と言うのは、誰かに任せれば仕事が早い・・・では成り立たないのです。

 

良くお悩み相談サイトに見られる

・中途入社がマクロで業務の効率改善 →

・何故か旧態依然のやり方に不合理にこだわる社員たち →

・評価されるどころかマクロを作ったことを怒られる、ないし責められる →

・なんでや!!!

と、いう流れは、このマクロを作った人たちのある意味共通の思想に思います。

業務効率化を考えるのは、決して悪い事ではありません。

時間短縮に貢献できる能力は素晴らしいと思います。

ただ、システム全般が把握出来ていない、あるいは社内事情に理解が進んでいない場合には、

一言周囲に相談はするべきだと思います。

単に無理解で古いやり方を維持している職場ばかりではなく、何らかの事情がある場合もあるはずです。

了解をとらないで色々やると、何かあった時に自分で責任を取らなければいけなくなります。

 

会社は組織であり、一方から見た正しい理屈が

他方から見たら必ず正しいとは限らないことを知っておきましょう。

 

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