事業所ブログ

お仕事メール攻略作戦

アクセスジョブ 清澄白河

こんにちは

アクセスジョブ清澄白河です。

 

インターネットが当たり前のようになり

ビジネスにおいてもメールやチャットでのやり取りは当たり前のようになってきました。

社外の人とのやり取りにはメールが中心と言う人も多いと思います。

(チャットなどでは使用しているアプリケーションが会社ごとで違う可能性もあるため)

このメールは「非同期コミュニケーション」という、送るタイミングと読むタイミングが異なるという

性質を持っています。

返信が相手のタイミングになってしまうため、

やり取りの進み具合が、お互いのタイミングに依存してしまいます。

 

ある意味、相手の都合を考えずに送ることができるのは

便利なことではありますが、

ここで問題になるのは、問い合わせや依頼に対する返信がないと仕事が先に進まず、ただ時間が無駄に過ぎてしまうことにあります。

時には、大切なタイミングを逃して今うこともあったり、

ついイライラして精神的に良くないときもあります。

できれば送ったメールは、さっと返ってきて欲しいものですよね。

 

さて、このようにスムーズに仕事を進めるためには

メールを送る際にもちょっとした工夫が必要です。

得てして返事が欲しい人のメールボックスには、

大量の未読メールがたまっています。

中には、返事がいつでもいいメール、広告メールなども含まれているでしょう。

多忙な人ほど、一通のメールにかけられる時間は少なく

一通のメールを「熟読する必要があるかどうか」判断するのは、10秒もないくらいだと思います。

そんな状態のときに、内容のよくわからない件名のメールや、

本文がスクロールしなくては読み切れないほどの長文メールが送られてきたら、

うんざりしてしまうはずです。

ほかのメールに埋もれて「気づかない」、

件名で重要度が判断できず「わからないから読まない」と未読スルー。

本文を開いても「面倒そうだから、あとで読もう」と判断し既読スルー。

このような理由で、相手はメールをスルーしてしまうのです。

 

そこで重要なのが、件名を見た瞬間に、

「これは自分に関係ある」「すぐに返信できる」と思ってもらえるよう

、件名に相手に求める行動と用件を端的にまとめることです。

例えば

悪い例……チラシ制作の件について
よい例……【Y/Nで返答ください】チラシ制作経費承認のお願い

よい例は、件名だけで本文が想像できるほどに、明快です。

また、返答方法も指示されているので、読み手としてはどういった内容で返信するかを考える必要がなく、

読み手の負担を少なくすることができます。

 

また、いつ返信がくるかわからないメールのやり取りでスムーズに進行をするには、

メールの「往復数」を減らすことが必要です。

なぜなら、往復数が増えるほど返信待ちが増え、無駄な時間もかかってしまうからです。

しかし、往復数を減らすために、1通のメールにいろいろ用件を詰め込むのはNGです。

なぜなら自分のメールの作成はもちろん、相手側が読んだり、返信を作成するにも時間をとってしまいます。

そこで工夫が必要となるのは、「一言」で返信をもらえるようにすることです。

その方法はメール本文に書く質問を「はい・いいえ」で答えられるように工夫をする必要があります。

たとえば、すこし複雑な説明が必要になる場面では「まずは、この方向で進めてよいか、ご返信いただけますか?」と書けば、

相手はよいかどうかを判断すればいいだけなので返信しやすくなります。

また進め方を相談する場面では「A、B、Cのうち、どれがよろしいでしょうか?」と具体的な選択肢を提示すれば、

3つのなかから選べばいいので、返信しやすくなります。

さて、このような工夫をしても、返信が遅い人はいます。

得てしてこのような人は、仕事を進めるうえで承認が必須だったりします。

その時は以下のような工夫をしてみましょう

 

1)期日をもうけ、それまでに返事が無い場合は「こうします」とする

2)CCに返事が欲しい人の上司や、キーマンを入れて送る。

 

2に関してはなかなか組織的に難しいところはあります。

正直、人によっては「私を信用していないのか」につながりかねませんので十分注意が必要です。

 

このような対応を取っていくことで、

メールの既読・未読スルーを避けるだけでなく、

自身の仕事への熱意も伝えられると思います。

 

皆さんも、ぜひメールへもっと気を配ってみましょう!

 

アクセスジョブ清澄白河では、体験・見学や相談も随時受付中☆

お気軽にお問い合わせください♪

お問合せ、体験・見学のお申し込みはホームページから

https://accessjob.jp/

電話、メールでも受け付けています。

mail : aj.kiyosumi@kurazemi.co.jp

tel :  03-6811-7772

東京都江東区白河2-8-5三栄ビル5階

#就労移行支援 #障がい #発達障害 #個別支援 #精神障害 #セルフケア #ADHD #LD #ASD #就職活動 #短期離職 #人間関係 #違和感  #統合失調症 #適応障害 #広汎性 #双極性 #御茶ノ水 #お茶の水 #就労 #資格 #障害者 #クラゼミ#転職 #面接練習 #福祉サービス #東京都 #江東区 #清澄白河 #半蔵門線 #大江戸線 #バス #就活

この記事を書いた事業所

就労移行支援事業所 アクセスジョブ清澄白河

〒135-0021
東京都江東区白河2-8-5三栄ビル5階

就労移行支援事業所 アクセスジョブ清澄白河
Tel
03-6811-7772
Mail
aj.kiyosumi@kurazemi.co.jp
利用時間
9:30~15:30
定休日
土曜日・日曜日