事業所ブログ

〝報連相〟の前に

アクセスジョブ 名古屋駅前校

こんにちは。アクセスジョブ名古屋駅前です。

今日もブログを読んでいただき、ありがとうございます。

 

会社(職場)との間で事前に話し合いがなされ、

〝合理的配慮〟が共通認識されている職場では発生しない事例かもしれませんが、

「お~い、〇〇くん、来週使う営業リストを作っておいてくれないか」などと、

ルーティン業務の合い間に、突然、別の業務を振られることがあります。

そのほとんどは緊急の案件で「急ぎね」という追い言葉もついてきたりします。

もちろん、人によって業務の指示の出し方は異なり、

内容や手順、リソースや期限などを明確に指示してくれる場合もありますが、

具体的な指示がない〝丸投げ〟だったり、不親切で不明確な指示も少なからずあります。

そんなときは、どうすればよいでしょう。

 

後日、上司から「この前、君に頼んだリスト、できたか?」と尋ねられたとき、

「わからないから、できませんでした」「まだ、できていません」では済まされません。

学校の宿題であれば〝自己責任〟で済むかもしれませんが、

業務ともなれば、後工程や多くの部署に影響が及ぶことも考えられます。

場合によっては、全社レベルで弊害が発生し、大騒ぎになることも。

 

そんな問題を回避するためには、

業務の「引き受け方」をマスターしておく必要があります。

 

「お~い、◯◯くん。この発注書をファイリングしておいてくれないか」と指示されたとき。

 ・どのファイルにファイリングするのか。既存のファイルか、新しいファイルか。

 ・時系列にファイリングするのか、商品別なのか、発注先別なのか。

 ・時系列なら、降順か昇順か(日付の新しい順か古い順か)。

 ・誰がチェックしてくれるのか、またはチェック不要か。

 ・報告してから書架に格納するのか、書架に格納してから報告するのか。

 ・いつまでに完了させればいいのか。

と、この程度のことは、業務を振られたときに「確認」しておきたいものです。

 

「お~い、◯◯くん。来週使う営業リストを作っておいてくれないか」と指示されたとき。

 ・既存顧客のリストか、新規開拓のためのリストか。

 ・エリアごとのリストか、営業担当者ごとのリストか。

 ・エリアごとなら、どのエリアか。市・区・町村ごとにリストアップするのか。

 ・リストに盛り込む項目は何か。

 ・いつまでに完成させ、誰に提出するのか。

 ・紙ベースで提出するのか、社内メールで送信するのか。

と、この程度のことは、業務を振られたときに「確認」しておきたいものです。

 

上の2例でも明らかなように、ルーティンであれ緊急案件であれ、

業務を指示されたときは、必ず業務の内容を「確認」しなければなりません。

業務の確認は、その責任を負う自分が困らないようにするためにすること。

それだけではありません。確認しているときに、

上司が失念していたことや気にかけていなかったことに気づくこともあるので、

上司のためになることも少なくありません。

 

いまや、子どもたちでも知っている「報連相」も大事ですが、

「報連相」は業務の途中あるいは完了時にすることが多いのに対し、

業務指示の確認は、業務に取り掛かる前にしておくことが大切です。

まあ、上司たる者、

部下に確認されるような指示の出し方をするのはいかがなものか、

という気もしますが。

 

アクセスジョブ名古屋駅前のスタッフは、

利用者のみなさんが困らないよう、具体的な指示を出すようにしていますが、

ときには中途半端あるいは不明確な指示に止めておいて、

指示内容の「確認ができるかどうか」をチェックすることがあります。

初めはできないことがあっても、たいていは2~3回で

中途半端な指示を的確に確認することができるようになります。

みなさん、日を追って〝仕事のコツ〟を確実に身につけることができています。

 

アクセスジョブ名古屋駅前では、

実務レベルの練習を兼ねた実戦(実践)的なプログラムで、

みなさんの就労準備をお手伝いしています。

PCの操作やビジネスマナーの習得はもちろん、

実務レベルの練習を通じて「すぐに役立つ」スキルを身につけたいと感じている方は、

ぜひアクセスジョブ名古屋駅前を覗いてみてください。

「仕事って、こんな風にするんだ」ということを身をもって体験できるはずです。

この記事を書いた事業所

就労移行支援事業所 アクセスジョブ名古屋駅前校

〒453-0016
愛知県名古屋市中村区竹橋町5-10 オイセタウンビル2階

就労移行支援事業所 アクセスジョブ名古屋駅前校
Tel
052-526-5779
Mail
accessjob@kurazemi.co.jp
利用時間
9:30~15:30
定休日
土曜日(不定休)・日曜日